Kokouspöytäkirjan malli ja laatimisohje: pakolliset osat, allekirjoitukset ja tyypit

Mitä kokouspöytäkirjassa pitää olla ja missä järjestyksessä?

Pöytäkirjan rakenne noudattaa kokouksen esityslistaa, joka toimitetaan osallistujille ennen kokousta. Zervantin ohjeen mukaan pöytäkirja koostuu kolmesta osasta: johdateosasta, asiaosasta ja vakuusosasta.

Johdateosaan merkitään kokouksen alkumerkinnät. Sinne kirjataan organisaation nimi, kokouksen numero, kokouksen laatu (esimerkiksi hallituksen kokous tai vuosikokous), aika ja paikka, kokousvirkailijat sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Läsnäolijat merkitään joko suoraan pöytäkirjaan tai erillisenä liitteenä. Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti, jotta järjestys ja kokousten lukumäärä voidaan tarkistaa jälkikäteen.

Asiaosaan merkitään kokouksessa käsitellyt ja päätetyt asiat samassa järjestyksessä kuin esityslistalla. Jokainen asia numeroidaan samalla tavalla kuin esityslistassa. Asiaosasta tulee selvästi käydä ilmi tehdyt päätökset, ja siihen voidaan tarvittaessa kirjata myös käyty keskustelu.

Vakuusosaan merkitään pöytäkirjan tarkastuksen aika, paikka ja tarkastajien allekirjoitukset. Pöytäkirjasta tulee virallinen asiakirja vasta, kun pöytäkirjantarkastajat ovat allekirjoittaneet sen.

Yhdistystoimijoiden ohje esittää saman sisällön neljässä osassa: otsikko-osa, asioiden käsittely, allekirjoittaminen ja tarkastaminen sekä liitteet. Otsikko-osaan kirjataan yhdistyksen nimi, kokouksen laatu, aika ja paikka, läsnäolijat sekä puheenjohtajan ja sihteerin nimet. Asioiden käsittelyssä kokouksen alkutoimille ja jokaiselle asiakokonaisuudelle tulee oma pykälä.

Mistä löytyy valmis pöytäkirjamalli ja miten valita oikea malli?

Mallin valinta riippuu siitä, minkä organisaation kokouksesta on kyse. Yleinen Word-pohja sopii useimpiin tilanteisiin, mutta osakeyhtiölle ja yhdistykselle on myös kohdennettuja malleja.

Zervantin pohjassa on valmiina tila puheenvuorojen selostukselle, mutta sitä voi käyttää myös pelkästään päätöspöytäkirjan laatimiseen. Adcountin malli on suunnattu erityisesti pienille osakeyhtiöille ja yhden omistajan yrityksille. Yhdistystoimijoiden RTF-tiedosto on tarkoitettu yhdistyksen syyskokoukselle.

Taloyhtiön hallituksen kokouksesta on hyvä tietää, että KAK-lain mukaan pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja isännöitsijä tai vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Pöytäkirjaan merkitään yhtiön nimi, kokouksen aika ja paikka, läsnäolijat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen.

Kuka allekirjoittaa pöytäkirjan ja miten se tarkastetaan?

Pöytäkirjan laatimisesta ja oikeellisuudesta vastaa kokouksen puheenjohtaja. Sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan, mutta puheenjohtaja vastaa sisällöstä. Zervantin ohjeen mukaan pöytäkirja tarkastetaan yleensä valitsemalla vähintään kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Vaihtoehtoisesti puheenjohtaja ja sihteeri voivat tarkistaa pöytäkirjan.

Hyväksytty tarkistus merkitään allekirjoittamalla pöytäkirja fyysisesti tai sähköisesti. Valmis pöytäkirja toimitetaan allekirjoitettavaksi valituille pöytäkirjantarkastajille.

Yhdistyksissä käytäntö vaihtelee kokoustyypin mukaan. Yhdistystoimijoiden mukaan yhdistyksen yleisen kokouksen pöytäkirjan tarkastavat tehtävään valitut pöytäkirjantarkastajat. Hallituksen kokouksissa pöytäkirja on tapana tarkastaa seuraavassa kokouksessa. Pöytäkirja tai yksittäinen pykälä voidaan tarkastaa myös heti kokouksessa, jolloin pykälän kohdalle merkitään tarkastus. Jos koko pöytäkirja tarkastetaan samassa kokouksessa, viimeiseksi pykäläksi merkitään oma tarkastuspykälä.

Taloyhtiön hallituksen kokouksessa pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja isännöitsijä tai vähintään yksi hallituksen valitsema jäsen. Docuen ohjeen mukaan pöytäkirjoihin tarvitaan vähintään kaksi allekirjoitusta: puheenjohtajan sekä jonkun paikalla olleen hallituksen jäsenen tai isännöitsijän. Monesti kaikki hallituksen jäsenet allekirjoittavat pöytäkirjan.

Päätös-, selostus- ja keskustelupöytäkirjan erot

Pöytäkirjatyypit eroavat toisistaan lähinnä kirjattavien asioiden määrässä. Yhdistystoimijoiden määritelmien mukaan:

• Päätöspöytäkirja on minimipöytäkirja, johon kirjataan tehdyt päätökset ilman perusteluja ja muita kommentteja.
• Selostuspöytäkirjaan kirjataan pääesitys, keskustelussa tehdyt esitykset lyhyine perusteluineen, äänestys tai vaali sekä päätös. Selostuksen ei tarvitse olla sanatarkkaa lainausta.
• Keskustelupöytäkirja tarkoittaa kokouksen kulun sanatarkkaa kirjaamista tai ainakin kaikkien puheenvuorojen pääkohtien kirjaamista.

Taloyhtiön hallituksen kokouksissa riittää yleensä lyhyt päätöspöytäkirja, johon ei tarvitse kirjata käytyjä keskusteluja vaan ainoastaan tehdyt päätökset. KAK-lain mukaan joskus on kuitenkin hallituksen jäsenten etujen mukaista kirjata tarkemmin päätösten taustoja ja perusteluita, koska dokumentoinnilla voi olla merkitystä arvioitaessa päätösten asianmukaisuutta myöhemmin.

Hallituksen jäsenellä ja isännöitsijällä on aina oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi pöytäkirjaan. Eriävän mielipiteen merkinnällä voidaan osoittaa poikkeava kanta tehtyyn päätökseen, jolloin henkilö voi esimerkiksi vapautua myöhemmin vahingonkorvausvastuusta.